Εικόνα 1
Συγγραφέας : Mαρία Ζωή Θεουλάκη | Φεβρουάριος 2024
Απόφοιτος διεθνών και ευρωπαϊκών σπουδών
Οι διαπραγματεύσεις είναι πολύπλευρες διαδικασίες που απαιτούν από τα άτομα να είναι ικανά να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά ποικίλες στρατηγικές. Είναι απαραίτητο να ξεπερνάς τα όρια της βασικής, δυαδικής κατανόησης των στρατηγικών διαπραγμάτευσης, καθώς τα σενάρια του πραγματικού κόσμου συχνά περιλαμβάνουν ένα μείγμα τόσο ολοκληρωτικών, όσο και διανεμητικών συμπεριφορών. Σε αυτό το πλαίσιο, η τακτική της προσαρμοστικότητας, δηλαδή η ικανότητα εφαρμογής τόσο ολοκληρωτικών (win-win), όσο και διανεμητικών (win-lose) στρατηγικών διαπραγμάτευσης και η εναλλαγή τους ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες, αποδεικνύεται κρίσιμη για την επίτευξη των βέλτιστων αποτελεσμάτων (Heunis et al., 2024).
Στρατηγική προσαρμοστικότητα και έλεγχος αποφάσεων
Στις διαπραγματεύσεις ο αποφασιστικός έλεγχος αφορά την προσαρμογή της προσέγγισής, που ακολουθείται, στις μεταβαλλόμενες δυναμικές της διαπραγματευτικής διαδικασίας και την αποτελεσματική διαχείριση των εγγενών αβεβαιοτήτων (Gomes et al., 2014). Αυτό ευθυγραμμίζεται με την προσαρμοστική επικοινωνία, η οποία τονίζει την προσαρμογή των μηνυμάτων στις συγκεκριμένες ανάγκες και συνθήκες των εμπλεκομένων, ιδίως σε καταστάσεις κρίσης. Επομένως, ο έλεγχος των αποφάσεων περιλαμβάνει τη στρατηγική τοποθέτηση του εαυτού μας μέσα σε μια αγχωτική κατάσταση προκειμένου να υπερκεραστούν και να ελαχιστοποιηθούν τα ενδεχόμενα αρνητικά αποτελέσματα.
Ειδικότερα, παράγοντες που συμβάλλουν στην πολυπλοκότητα των διαπραγματεύσεων περιλαμβάνουν:
- Ελλιπής πληροφόρηση και πολλαπλά ζητήματα διαπραγμάτευσης
Οι διαπραγματεύσεις συχνά ξεκινούν με ελλιπείς πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων παραγόντων, όπως η ικανότητα του άλλου μέρους ή η επιλεγόμενη στρατηγική διαπραγμάτευσης. Αυτές οι κρυφές πληροφορίες χρήζουν αποκάλυψης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας μέσω ερωτήσεων και ανταλλαγής πληροφοριών. Οι διαπραγματευτές πρέπει να προσαρμόζουν στρατηγικά την προσέγγισή τους με βάση τις πληροφορίες που αποκαλύπτονται, μεταβαίνοντας ενδεχομένως από την ολοκληρωτική στη διανεμητική τακτική, καθώς προκύπτουν νέες πληροφορίες. Για παράδειγμα, η ανακάλυψη ότι το άλλο μέρος έχει περιορισμένες εναλλακτικές λύσεις μπορεί να ενθαρρύνει έναν διαπραγματευτή να υιοθετήσει μια πιο διανεμητική προσέγγιση κατά τη διεκδίκηση.
Οι διαπραγματεύσεις συχνά ξεκινούν με μια ανισορροπία πληροφοριών, με το ένα μέρος να διαθέτει ενδεχομένως περισσότερες γνώσεις σχετικά με το αντικείμενο, την αγορά ή τα συμφέροντα του άλλου μέρους. Οι “ευκίνητοι” διαπραγματευτές είναι ικανοί να συγκεντρώνουν πληροφορίες, να τις αναλύουν γρήγορα και να προσαρμόζουν τις στρατηγικές τους με βάση τις γνώσεις που αποκτούν. Μπορούν, επίσης, να χρησιμοποιούν στρατηγικά τις πληροφορίες προς όφελός τους, αποκαλύπτοντας ή αποκρύπτοντας πληροφορίες για να επηρεάσουν τη δυναμική της διαπραγμάτευσης.
- Αλλαγή συνθηκών
Οι διαπραγματεύσεις σπάνια είναι γραμμικές. Συχνά είναι αβέβαιες, απαιτώντας από τους διαπραγματευτές να προσαρμόζονται σε απρόβλεπτες εξελίξεις. Η προσαρμογή στις μεταβαλλόμενες συνθήκες απαιτεί ευελιξία στη στρατηγική. Για παράδειγμα, μια ξαφνική αλλαγή στις συνθήκες της αγοράς ή η εισαγωγή ενός νέου ενδιαφερόμενου μέρους μπορεί να επιβάλει την επανεκτίμηση των προτεραιοτήτων και την αντίστοιχη προσαρμογή της διαπραγματευτικής προσέγγισης. Παράλληλα, οι χρονικοί περιορισμοί είναι συνηθισμένοι στις διαπραγματεύσεις και οι προθεσμίες μπορούν να δημιουργήσουν μια αίσθηση του “επείγοντος” (An, Liang, & Lu, 2021). Οι “ευκίνητοι” διαπραγματευτές, σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορούν να διαχειρίζονται αποτελεσματικά την πίεση του χρόνου, να ιεραρχούν τα βασικά ζητήματα και να λαμβάνουν έγκαιρα αποφάσεις χωρίς να θέτουν σε κίνδυνο τους διαπραγματευτικούς τους στόχους. Μπορούν, επίσης, να αξιοποιήσουν στρατηγικά την πίεση του χρόνου, χρησιμοποιώντας την για να ενθαρρύνουν το άλλο μέρος να είναι πιο ευέλικτο και να κάνει παραχωρήσεις.
- Δυναμική της εκάστοτε σχέσης ισχύος
Οι διαπραγματεύσεις συχνά περιλαμβάνουν ανισορροπίες ισχύος, οι οποίες απαιτούν προσεκτική αξιολόγηση της στρατηγικής μόχλευσης που διαθέτει κάθε μέρος και της προθυμίας του να τη χρησιμοποιήσει (Adler & Silverstein,2000). Η τακτική της προσαρμοστικότητας είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική πλοήγηση στις συγκεκριμένες δυναμικές ισχύος. Όταν αντιμετωπίζει έναν ισχυρότερο αντίπαλο, ο διαπραγματευτής μπορεί να αξιοποιήσει στρατηγικά τις πληροφορίες για να ενισχύσει τη θέση του ή να εφαρμόσει τακτικές που μετατοπίζουν διακριτικά την ισορροπία δυνάμεων, όπως η εισαγωγή ενός τρίτου διαμεσολαβητή.
Οι ανισορροπίες ισχύος είναι εγγενείς σε πολλές διαπραγματεύσεις και το μέρος με τη μεγαλύτερη ισχύ μπορεί να μπει στον πειρασμό να υπαγορεύσει τους όρους. Οι ευέλικτοι διαπραγματευτές, ωστόσο, μπορούν να αξιολογήσουν τις δυναμικές ισχύος, να εντοπίσουν τα δυνατά και αδύνατα σημεία τους και να αναπτύξουν στρατηγικές για την εξισορρόπηση των όρων ανταγωνισμού. Μπορούν να αξιοποιήσουν πληροφορίες, να δημιουργήσουν συμμαχίες ή να αναζητήσουν εναλλακτικές επιλογές για να ενισχύσουν τη διαπραγματευτική τους θέση.
- Πολιτισμικές διαφορές
Η δυναμική της διαπραγμάτευσης επηρεάζεται από την κουλτούρα της χώρας, με κύριο παράδειγμα τις αντιλήψεις και τη χρήση της πίεσης του χρόνου. Αυτές οι πολιτισμικές αποχρώσεις απαιτούν προσαρμοστικότητα για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική επικοινωνία και κατανόηση. Οι διαπραγματευτές πρέπει να είναι ευαίσθητοι σε αυτές τις διαφορές, προσαρμόζοντας το ρυθμό τους, το στυλ επικοινωνίας, ακόμη και τις στρατηγικές διαπραγμάτευσης, ώστε να ευθυγραμμίζονται με το πολιτισμικό πλαίσιο (Saorín-Iborra & Cubillo, 2016). Για παράδειγμα, σε κουλτούρες με υψηλό πλαίσιο, όπου η ρητή διατύπωση πληροφοριών είναι λιγότερο απαραίτητη λόγω της έμφασης σε μη λεκτικά στοιχεία ( π.χ γλώσσα σώματος, τόνος φωνής, εκφράσεις προσώπου) δίνεται προτεραιότητα στην οικοδόμηση σχέσεων έναντι των άμεσων αποτελεσμάτων, γεγονός που απαιτεί μια πιο υπομονετική και ολοκληρωτική προσέγγιση.
Αξίζει να σημειωθεί ότι ιδιαίτερα στις διεθνείς διαπραγματεύσεις, οι πολιτισμικές διαφορές μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά το στυλ επικοινωνίας, τις διαπραγματευτικές προσεγγίσεις και την αντίληψη του χρόνου. Οι “ευκίνητοι” διαπραγματευτές, επομένως, αντιλαμβάνονται το ρόλο του πολιτισμικού παράγοντα και μπορούν να προσαρμόσουν τις στρατηγικές επικοινωνίας τους για να γεφυρώσουν τα πολιτισμικά χάσματα και να οικοδομήσουν μία σχέση με το άλλο μέρος. Είναι ικανοί, ακόμα, να προβλέπουν πιθανές πολιτισμικές προκλήσεις και να ακολουθήσουν τις αναγκαίες ενέργειες για την αντιμετώπισή τους.
Η αποτελεσματική προσαρμογή της διαπραγματευτικής στρατηγικής περιλαμβάνει την αναγνώριση ενδείξεων και την προσαρμογή βάσει αυτών.
Πιο συγκεκριμένα, περιλαμβάνει την εξέταση του συγκεκριμένου θέματος που συζητείται, το επίπεδο προτεραιότητας του και τυχόν νέες πληροφορίες που εγείρονται. Οι διαπραγματευτές οφείλουν να προσαρμόζουν την προσέγγισή τους, ώστε να ανταποκρίνεται στο βαθμό σημαντικότητας του θέματος. Ζητήματα υψηλής προτεραιότητας μπορεί να δικαιολογούν μια πιο ολοκληρωτική στρατηγική για τη διερεύνηση αμοιβαία επωφελών λύσεων, ενώ ζητήματα χαμηλής προτεραιότητας μπορεί να αντιμετωπίζονται πιο διανεμητικά.
Η παρατήρηση των ενεργειών, των συμπεριφορών και του τρόπου διαπραγμάτευσης του αντιπάλου είναι ζωτικής σημασίας για την προσαρμογή. Η αποτελεσματική ανταπόκριση στη στρατηγική στροφή του αντίπαλου διαπραγματευόμενου μέρους, η παύση της επιμονής του, όταν εμμένει σε μια ενιαία στρατηγική ή η επιδίωξη καλύτερης κατανόησης των κινήτρων του απαιτούν τακτική προσαρμοστικότητα. Η αναγνώριση της χρήσης διανεμητικών τακτικών από έναν συνομιλητή μπορεί να σηματοδοτήσει την ανάγκη να αντικατοπτριστεί η προσέγγισή του ή, αντίθετα, να καταδειχθούν τα οφέλη μιας πιο συνεργατικής στρατηγικής.
Παράλληλα, το στάδιο της διαπραγμάτευσης και η πρόοδος που έχει σημειωθεί αποτελούν βασικά στοιχεία για την προσαρμογή. Η αναγνώριση των αδιεξόδων ή των στιγμών αδιεξόδου απαιτεί την προσαρμογή της διαδικασίας, ενδεχομένως με την εισαγωγή νέων επιλογών, τη μετάβαση σε διαφορετικό θέμα ή τη διακοπή για να υπάρξει χρόνος για προβληματισμό. Ομοίως, καθώς μια διαπραγμάτευση πλησιάζει στην ολοκλήρωσή της, μπορεί να είναι απαραίτητη η στροφή σε μια πιο διανεμητική προσέγγιση για την εξασφάλιση ευνοϊκότερων όρων. Αυτό περιλαμβάνει την προσαρμογή στο ευρύτερο περιβάλλον της διαπραγμάτευσης, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών παραγόντων. Παράγοντες, όπως οι αλλαγές πολιτικής, οι μεταβάσεις στην ηγεσία ή η εμπλοκή τρίτων μερών μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά το πλαίσιο της διαπραγμάτευσης, καθιστώντας αναγκαία την προσαρμογή της αρχικής στρατηγικής. Για παράδειγμα, μια αλλαγή στους κυβερνητικούς κανονισμούς μπορεί να αναγκάσει τους διαπραγματευτές να επανεκτιμήσουν τη σκοπιμότητα ορισμένων επιλογών και να τις προσαρμόσουν ανάλογα την προσέγγισή τους.
Οφέλη της προσαρμοστικότητας
- Βελτιωμένα αποτελέσματα των διαπραγματεύσεων
Η προσαρμοστικότητα αποτρέπει την παράβλεψη ευκαιριών για αμοιβαίο όφελος από τους διαπραγματευτές και τους βοηθά να επιτύχουν ευνοϊκότερες συμφωνίες. Αν είναι δεκτικοί σε διαφορετικές προσεγγίσεις και προσαρμόζουν τη στρατηγική τους με βάση τη δυναμική της κατάστασης, οι διαπραγματευτές μπορούν να δημιουργήσουν αξία και να επιτύχουν συμφωνίες που ικανοποιούν τα συμφέροντα και των δύο μερών. Με την προσαρμοστικότητα και την ανταπόκριση στις ανάγκες και τα συμφέροντα του άλλου μέρους, οι ευέλικτοι διαπραγματευτές μπορούν να εντοπίσουν κοινό έδαφος και να αναπτύξουν δημιουργικές λύσεις που ικανοποιούν και τις δύο πλευρές. Επιπροσθέτως, αποφεύγουν την επίτευξη μη βέλτιστων συμφωνιών, παραμένοντας ανοιχτοί σε νέες πληροφορίες και διερευνώντας διαφορετικές επιλογές. Επιδεικνύοντας ευελιξία, κατανόηση και προθυμία προσαρμογής, οι ευέλικτοι διαπραγματευτές μπορούν να προωθήσουν ένα θετικό περιβάλλον διαπραγμάτευσης και να θέσουν τα θεμέλια για μακροχρόνιες, συνεργατικές σχέσεις.
- Βελτιωμένες σχέσεις συνεργασίας
Οι διαπραγματευτές που κατανοούν τον αντίκτυπο των στρατηγικών τους στις σχέσεις μπορούν να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη και τη συνεργασία. Μια αμιγώς διανεμητική προσέγγιση μπορεί να επιβαρύνει μια σχέση, ενώ μια στρατηγικά εφαρμοσμένη ενοποιητική προσέγγιση, ακόμη και στο πλαίσιο μιας διαπραγμάτευσης που περιλαμβάνει στοιχεία ανταγωνισμού, μπορεί να ενισχύσει τον δεσμό μεταξύ των μερών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στις σχέσεις αγοραστή-προμηθευτή, όπου η μακροπρόθεσμη συνεργασία είναι συχνά επωφελής και για τις δύο πλευρές.
Συμπέρασμα
Η διαπραγμάτευση είναι μια δυναμική και πολύπλοκη διαδικασία που απαιτεί προσαρμοστικότητα, διορατικότητα και στρατηγική σκέψη. Με την κατανόηση των παραγόντων που επηρεάζουν τη δυναμική των διαπραγματεύσεων και την ανάπτυξη των δεξιοτήτων προσαρμογής της προσέγγισής τους, οι διαπραγματευτές μπορούν να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητά τους και να επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Έτσι, η ευελιξία ανάγεται ως ένα από τα πλέον απαραίτητα προσόντα για τους επιτυχημένους διαπραγματευτές.
Η προσαρμοστικότητα δεν έχει να κάνει με την τήρηση μιας άκαμπτης φόρμουλας, αλλά με την ανταπόκριση στις αποχρώσεις κάθε διαπραγμάτευσης, προσαρμόζοντας την προσέγγισή του με βάση το περιεχόμενο, το άλλο διαπραγματευόμενο μέρος, τη διαδικασία και το πλαίσιο. Οι διαπραγματευτές που υιοθετούν αυτή τη νοοτροπία είναι πιο πιθανό να δημιουργήσουν αξία, να οικοδομήσουν ισχυρές σχέσεις και να συμβάλλουν στην επιτυχία τους.
Βιβλιογραφία
Adler, R. S., & Silverstein, E. M. (2000). When David Meets Goliath: Dealing with Power Differentials in Negotiations. Harvard Negotiation Law Review, 5, 1-112
An, F., Liang, J., & Lu, G. (2021). Exerting pressure in strategic negotiations. Advances in Social Science, Education and Humanities Research. https://doi.org/10.2991/assehr.k.211011.005
Gomes, M., Oliveira, T., Carneiro, D., Novais, P., & Neves, J. (2014). Studying the effects of stress on negotiation behaviour. Cybernetics & Systems, 45(3), 279–291. https://doi.org/10.1080/01969722.2014.894858
Heunis, H., Pulles, N., Giebels, E., Kolloffel, B., & Sigurdardottir, A. G. (2024). Strategic Adaptability Negotiation Training for the PSM Domain: A Multi-Method Instructional Approach. Journal of Purchasing and Supply Management, 100968. https://doi.org/10.1016/j.pursup.2024.100968
Saorín-Iborra, M. C., & Cubillo, G. (2016). Influence of Time Pressure on the Outcome of Intercultural Commercial Negotiations. Journal of Promotion Management, 22(4), 511-525. https://doi.org/10.1080/10496491.2016.1190224